Czym jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi w związku z ustaniem stosunku pracy. Obowiązek ten wynika wprost z art. 97 Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.) i dotyczy każdego przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę — niezależnie od trybu (wypowiedzenie, porozumienie stron, rozwiązanie bez wypowiedzenia, wygaśnięcie z mocy prawa).
Świadectwo pracy jest dokumentem o charakterze informacyjnym i poświadczającym. Nie zawiera oceny pracy pracownika ani opinii pracodawcy. Jego głównym celem jest dostarczenie kolejnemu pracodawcy oraz instytucjom publicznym (ZUS, urząd pracy) rzetelnych informacji o przebiegu zatrudnienia. Treść świadectwa pracy jest ściśle regulowana — pracodawca nie może zamieszczać w nim dowolnych informacji, a jedynie te przewidziane w przepisach.
Szczegółową treść świadectwa pracy oraz jego wzór określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. 2016 poz. 2292 ze zm.). Rozporządzenie to precyzuje wzór formularza, zakres wymaganych informacji oraz sposób ich zamieszczania.
Świadectwo pracy wydaje się wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło) nie otrzymują świadectwa pracy — mogą natomiast żądać zaświadczenia o zatrudnieniu.
Obowiązkowe elementy świadectwa pracy
Zgodnie z art. 97 §2 Kodeksu pracy oraz Rozporządzeniem MRPiPS, świadectwo pracy musi zawierać określone informacje. Brak któregokolwiek elementu stanowi podstawę do żądania sprostowania.
Dane pracodawcy i pracownika
Pełna nazwa i adres siedziby pracodawcy, numer REGON. Imię (imiona) i nazwisko pracownika, data urodzenia, imię ojca i matki. Te dane pozwalają jednoznacznie zidentyfikować strony stosunku pracy i są niezbędne do celów ewidencyjnych ZUS oraz urzędu pracy. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą podaje się również NIP pracodawcy.
Okres zatrudnienia i stanowisko
Okres lub okresy zatrudnienia u danego pracodawcy (daty od–do), wymiar czasu pracy w trakcie trwania stosunku pracy, rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowane stanowiska (wszystkie, jeśli było ich kilka). Jeśli pracownik był zatrudniany wielokrotnie u tego samego pracodawcy, świadectwo obejmuje wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa.
Tryb rozwiązania umowy
Tryb i podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy — np. art. 30 §1 pkt 1 KP (porozumienie stron), art. 30 §1 pkt 2 KP (wypowiedzenie), art. 52 KP (bez wypowiedzenia z winy pracownika) lub art. 30 §1 pkt 4 KP (upływ czasu). Wskazuje się również, która strona złożyła oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy. Informacja ta ma kluczowe znaczenie przy ustalaniu prawa do zasiłku dla bezrobotnych.
Informacje o urlopie i uprawnieniach
Liczba dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (w tym urlop na żądanie). Liczba dni urlopu bezpłatnego i podstawa prawna jego udzielenia. Okres korzystania z urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego, wychowawczego (z podaniem podstawy prawnej i wymiaru). Wykorzystany zwolnienie od pracy przewidziane w art. 188 KP (opieka nad dzieckiem). Okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych.
Dodatkowe informacje w świadectwie
Oprócz danych podstawowych, świadectwo pracy zawiera szereg dodatkowych informacji wymaganych przez przepisy. Poniżej znajdziesz pełne zestawienie.
Terminy wydania świadectwa pracy
Termin podstawowy — dzień ustania stosunku pracy. Zgodnie z art. 97 §1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Wydanie świadectwa nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą — jest to obowiązek bezwzględny.
Termin zastępczy — 7 dni. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy nie jest możliwe (np. pracownik jest nieobecny i nie ma osoby upoważnionej do odbioru), pracodawca w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób.
Kary za opóźnienie. Pracodawca, który nie wydaje świadectwa pracy w terminie, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 §1 pkt 3 KP) i podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Ponadto pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez niewydanie w terminie lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 KP) — odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej jednak niż za 6 tygodni.
Kontynuacja zatrudnienia. Jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniej, pracodawca wydaje świadectwo pracy obejmujące poprzedni okres zatrudnienia na żądanie pracownika. W przypadku braku takiego żądania świadectwo wydaje się dopiero w dniu ostatecznego ustania stosunku pracy, obejmując wszystkie okresy zatrudnienia.
Sprostowanie świadectwa pracy
Jeżeli pracownik stwierdzi, że świadectwo pracy zawiera błędy lub nieprawidłowe informacje, ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Wniosek należy złożyć w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa (art. 97 §21 KP). Pracodawca ma 7 dni na ustosunkowanie się do wniosku.
Pracodawca może wniosek uwzględnić — wówczas wydaje nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni — lub odmówić sprostowania. W przypadku odmowy lub braku odpowiedzi pracodawcy w terminie 7 dni, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w terminie 14 dni od zawiadomienia o odmowie lub upływu terminu na odpowiedź pracodawcy (art. 97 §21 KP).
Sąd pracy rozpoznaje sprawę w trybie nieprocesowym. Jeżeli sąd uwzględni żądanie pracownika, pracodawca jest obowiązany wydać nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu. Nowe świadectwo zastępuje poprzednie — pracownik jest zobowiązany zwrócić dotychczasowy dokument.
W przypadku prawomocnego orzeczenia sądu o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany uzupełnić świadectwo pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu (art. 97 §3 KP). Na żądanie pracownika pracodawca wydaje wówczas nowe świadectwo pracy.
Jak uzyskać świadectwo pracy krok po kroku
Praktyczny przewodnik — od ostatniego dnia pracy do otrzymania poprawnego dokumentu.
Krok 1: Zakończenie stosunku pracy
Świadectwo pracy wydawane jest w związku z ustaniem stosunku pracy — niezależnie od trybu (wypowiedzenie, porozumienie stron, upływ czasu, rozwiązanie bez wypowiedzenia). Pracodawca ma obowiązek wydać je z urzędu, bez żądania pracownika. Nie może uzależniać wydania świadectwa od zwrotu sprzętu służbowego, rozliczenia się z mienia czy podpisania ugody. W dniu ustania stosunku pracy (lub w ciągu 7 dni, gdy wydanie w dniu ustania nie jest możliwe) świadectwo powinno być gotowe do odbioru.
Krok 2: Sprawdzenie treści świadectwa
Po otrzymaniu świadectwa pracy dokładnie sprawdź wszystkie zawarte w nim informacje: daty zatrudnienia, stanowiska, tryb rozwiązania umowy, wymiar urlopu, podstawę prawną ustania stosunku pracy. Zweryfikuj zgodność danych osobowych (imię, nazwisko, data urodzenia). Porównaj informacje z własną dokumentacją — umową o pracę, aneksami, wypowiedzeniem. Upewnij się, że dokument jest podpisany przez uprawnioną osobę i opatrzony pieczątką pracodawcy.
Krok 3: Sprostowanie lub odbiór
Jeśli świadectwo jest poprawne — zachowaj je starannie, będzie potrzebne u nowego pracodawcy i w urzędzie pracy. Jeśli zawiera błędy — złóż wniosek o sprostowanie do pracodawcy w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu. Pracodawca ma 7 dni na odpowiedź. W razie odmowy przysługuje Ci prawo do wystąpienia do sądu pracy w terminie 14 dni. Po uzyskaniu prawidłowego świadectwa przekaż je nowemu pracodawcy w celu ustalenia stażu pracy i wymiaru urlopu.
Często zadawane pytania
Odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące świadectwa pracy.
Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?
Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy (art. 97 §1 KP). Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe w tym dniu, pracodawca ma 7 dni na przesłanie dokumentu pracownikowi za pośrednictwem poczty lub doręczenie w inny sposób. Wydanie świadectwa nie może być uzależnione od rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
Co zrobić, gdy świadectwo zawiera błędy?
Należy złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa pracy do pracodawcy w terminie 14 dni od jego otrzymania. Pracodawca ma 7 dni na ustosunkowanie się. W razie odmowy sprostowania lub braku odpowiedzi pracownik może w ciągu 14 dni wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy (art. 97 §21 KP). Postępowanie sądowe w sprawie sprostowania świadectwa pracy jest zwolnione od opłat sądowych.
Czy świadectwo pracy jest obowiązkowe?
Tak, wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy w każdym przypadku ustania stosunku pracy — niezależnie od trybu rozwiązania umowy (wypowiedzenie, porozumienie stron, rozwiązanie bez wypowiedzenia, wygaśnięcie). Obowiązek ten jest bezwzględny i nie zależy od żądania pracownika. Dotyczy wyłącznie umów o pracę — nie umów cywilnoprawnych.
Co jeśli pracodawca nie wydaje świadectwa?
Niewydanie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 §1 pkt 3 KP) zagrożonym grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł. Pracownik może zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy lub wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o wydanie świadectwa. Ponadto przysługuje mu odszkodowanie za szkodę wyrządzoną niewydaniem świadectwa — np. niemożność podjęcia nowej pracy (art. 99 KP), w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie dłużej niż za 6 tygodni.
Jakie informacje NIE mogą być w świadectwie?
Świadectwo pracy jest dokumentem informacyjnym, a nie oceniającym. Pracodawca nie może zamieszczać w nim oceny pracy pracownika, opinii o jego kompetencjach, informacji o karach porządkowych (które uległy zatarciu), przyczyn wypowiedzenia (chyba że wynika to z trybu rozwiązania, np. art. 52 KP) ani żadnych innych informacji niewymienionych w przepisach. Zamieszczenie niedozwolonych informacji stanowi podstawę do żądania sprostowania.
Czy pracownik na umowie zleceniu dostaje świadectwo pracy?
Nie. Świadectwo pracy wydawane jest wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę (oraz powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę). Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło nie pozostają w stosunku pracy i nie przysługuje im świadectwo pracy. Mogą natomiast żądać od zleceniodawcy zaświadczenia o wykonywaniu zlecenia, okresie współpracy i opłaconych składkach ZUS.
Czy można żądać duplikatu świadectwa pracy?
Tak. W przypadku zagubienia lub zniszczenia świadectwa pracy pracownik (lub były pracownik) może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie odpisu świadectwa. Pracodawca jest obowiązany wydać odpis w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli pracodawca nie istnieje (np. został zlikwidowany), dokumentację pracowniczą przejmuje jego następca prawny, a w razie braku następcy — archiwum państwowe lub firma przechowująca dokumentację (zgodnie z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym).
Powiązane szablony
Inne dokumenty przydatne przy zakończeniu lub zmianie pracy.
Wypowiedzenie umowy o pracę
Wzór wypowiedzenia umowy o pracę zgodny z Kodeksem pracy. Przydatny, gdy planujesz zmianę pracodawcy i potrzebujesz poprawnego dokumentu.
Umowa o pracę
Wzór umowy o pracę na czas określony i nieokreślony — zgodny z Kodeksem pracy. Niezbędny przy podejmowaniu nowego zatrudnienia.
Wniosek o urlop
Wzór wniosku o urlop wypoczynkowy, na żądanie i bezpłatny. Przydatny do wykorzystania zaległego urlopu przed zakończeniem pracy.
Podanie o pracę
Wzór podania o pracę krok po kroku. Przygotuj profesjonalne podanie do nowego pracodawcy po otrzymaniu świadectwa pracy.